La Société ontarienne d'archéologie

Chapitre d'Ottawa de la
Société ontarienne d'archéologie

La Manitoba Archaeological Society

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I. NOM ET SCEAU

1. Nom

Le nom de l'Association est " l'Association canadienne d'archéologie " (Canadian Archaeological Association) (" l'Association ").

2. Sceau

Le sceau dont l'impression apparaît en marge est reconnu comme le sceau de l'Association.

1. Promouvoir la croissance et la diffusion des connaissances archéologiques, spécifiquement celles qui se rapportent au Canada et aux régions avoisinantes, ainsi qu'aux autres régions du monde dans lesquelles les membres de l'Association oeuvrent;

2. Promouvoir les contacts et la coopération entre les sociétés et les organismes qui sont impliqués en archéologie, et encourager la recherche archéologique et les efforts de conservation;

3. Oeuvrer à titre d'association nationale, de façon à promouvoir les activités favorables à l'essor de l'archéologie et de décourager celles qui seraient préjudiciables à cette dernière.

1. Membres

Les résident(e)s de tout pays qui sont intéressé(e)s par les objectifs de l'Association et qui appuient leur développement peuvent devenir membres de l'Association.

2. Révocation des membres

L'Association a le pouvoir de censurer ou de révoquer le droit d'adhésion de tout membre qui contrevient aux objectifs de l'Association, ou qui enfreint toute législation gouvernementale sur les antiquités. L'Association pourra consulter des expert(e)s externes, afin de témoigner dans toute action légale qui pourrait en résulter. Tout membre qui devient le sujet d'une proposition de censure ou de révocation aura le droit de se faire entendre par les autres membres avant qu'une telle action soit prise.

3. Audition

Dans le cas d'une proposition de censure ou de révocation de l'un des membres de l'Association, tous les membres devront être informés des accusations et des conditions qui ont causé une telle procédure, au moins un (1) mois avant l'assemblée générale annuelle. Là ou les personnes concernées devront aussi être averties de la procédure au moins un (1) mois avant l'assemblée générale annuelle. Un scrutin par correspondance sera effectué au moins deux (2) semaines après la date de l'assemblée générale annuelle afin de prendre une décision sur le sujet en question. Une majorité des deux tiers (2/3) des bulletins de vote retournés sera nécessaire afin de censurer ou de révoquer le ou lesdits membres. La période de retour des bulletins de vote sera d'au moins un (1) mois.

4. Retrait

Les membres de l'Association peuvent se retirer de cette dernière en s'adressant au président(e) ou au secrétaire-trésorier(ère). Néanmoins, dans un tel cas, les frais d'adhésion ne seront pas remboursés.

5. Catégories de membres

Il y a deux classes de membres de l'Association:

-membre individuel
-membre étudiant

6. Cotisation

L'adhésion à l'Association se fait lors du paiement de la cotisation au (à la) secrétaire-trésorier(ère). La contribution annuelle à l'Association est fixée à chaque assemblée générale annuelle. Chaque membre recevra toutes les publications de l'Association et la copie plus récente des règlements de cette dernière. Des copies des états financiers, du budget proposé pour l'année suivante et l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale annuelle de l'Association seront à la disposition des membres avant ou durant l'assemblée générale annuelle.

7. Droits de vote

Chaque membre, individuel ou étudiant, a droit de vote lors de la conduite des affaires de l'Association et peut, s'il est absent de l'assemblée générale annuelle, soumettre un vote par procuration. Un vote par procuration doit être détenu par un autre membre, qui aura été désigné par écrit par le membre votant par procuration. Tous les membres seront avisés du droit de vote par procuration dans un avis écrit de l'assemblée générale annuelle.

1. Conseil exécutif

Le conseil exécutif de l'Association constituera le conseil d'administration qui se compose de cinq administrateurs:
 

A. un(e) président(e)
B. un(e) président(e) élu(e)
C. un(e) président(e) sortant(e)
D. un(e) vice-président(e)
E. un(e) secrétaire-trésorier(ère)
 
2. Administrateurs

Afin d'assurer la continuité et l'efficacité du conseil, la durée du mandat des administrateurs sera la suivante:
 

i. Pour un(e) président(e), deux (2) ans;
ii. Pour un(e) président(e) élu(e), un (1) an;
iii. Pour un(e) président(e) sortant(e), un (1) an;
iv. Pour un(e) vice-président(e), deux (2) ans;
v. Pour un(e) secrétaire-trésorier(ère), trois (3) ans.
 
3. Élection

Tous les membres du conseil d'administration doivent être élus par les membres de l'Association.

4. Durée

La durée du mandat d'un membre du conseil d'administration sera la même que celle de la position qu'il ou qu'elle occupe en tant qu'administrateur(trice) et membre du conseil exécutif. Le mandat des membres du conseil d'administration nommés dans l'application de leur service sera d'un (1) an.

5. Personnel

Le conseil exécutif pourra, à différentes occasions, nommer ou engager du personnel pour aider l'Association dans la bonne marche de ses opérations. Le personnel sera tenu de rendre compte de ses activités au conseil d'administration par l'intermédiaire du (de la) secrétaire-trésorier(ère).

6. Règlements

Les règlements et les communiqués d'affaires devront être publiés en anglais et en français. Les articles des publications de l'Association seront publiés dans leur langue originale de rédaction (anglais ou français), mais ils comprendront des résumés en anglais et en français. Les communications orales présentées lors de la conférence annuelle pourront l'être dans l'une ou l'autre de ces deux langues.

1. Conférence annuelle

L'Association devra organiser une conférence annuelle (la "conférence annuelle") au Canada afin de promouvoir l'échange d'information et d'idées entre ses membres.

2. Assemblée générale annuelle

L'Association devra tenir une assemblée générale annuelle ("l'assemblée générale annuelle") en conjonction avec la conférence annuelle. Durant chaque assemblée générale annuelle, les affaires suivantes devront être traitées:
 

i. La présentation des rapports et des communiqués qui doivent être lus devant l'Association selon l'Acte canadien des corporations, et ce durant chaque assemblée annuelle.

ii. L'élection des membres du conseil d'administration et des administrateur(trice)s, conformément au paragraphe VI, sauf si les mêmes ont été élus par scrutin et dont les bulletins de vote auront été envoyés par la poste, conformément au paragraphe VI précité.

iii. La nomination de vérificateurs(trice)s ainsi que la décision ou l'autorisation du conseil d'administration en regard de l'attribution de leurs salaires.

iv. Tout autre sujet pour lequel un avis aura été préalablement soumis, pourra être présenté à l'assemblée générale annuelle.
 

3. Lieu

L'assemblée générale annuelle des membres de l'Association devra se tenir au Canada, dans un lieu déterminé lors la dernière l'assemblée générale annuelle. Les membres qui désirent accueillir la prochaine assemblée générale annuelle devront déterminer la date et l'endroit de la prochaine assemblée générale annuelle devant se tenir entre le 1er avril et le 30 mai de chaque année.

4. Avis

Un avis écrit, indiquant la date et l'endroit de la prochaine assemblée générale annuelle, devra être envoyé à chaque membre de l'Association au moins soixante (60) jours avant la date de la prochaine assemblée générale annuelle.

5. Le programme de la conférence annuelle

Au moins soixante (60) jours avant la date de la prochaine assemblée générale annuelle, un programme relatif aux communications orales, symposiums, et autres activités, devra circuler parmi les membres du comité affecté au programme. Le comité affecté au programme devra recevoir l'autorisation du (de la) secrétaire-trésorier(ère) avant de dépenser les fonds nécessaires pour la préparation de la conférence annuelle. Les dépenses supplémentaires anticipées devront être approuvées à priori par le (la) président(e), sinon l'Association ne pourra être tenue responsable des dépenses supplémentaires. D'office, le (la) président(e) est membre du comité du programme annuel.

6. Assemblée générale spéciale

Une assemblée générale spéciale (" l'assemblée générale spéciale ") pourra être convoquée en tout temps par une pétition signée par au moins cinq pour cent (5 %) des membres de l'Association autorisés à voter. Cette pétition devra énoncer la nature des sujets qui seront discutés durant l'assemblée. La date et le lieu d'une telle assemblée seront déterminés par le conseil d'administration. Toute assemblée générale spéciale ainsi convoquée par les membres de l'Association devra avoir lieu dans les vingt-et-un (21) jours de la réception de la pétition. Un avis annonçant une assemblée générale spéciale devra être envoyé à tous les membres de l'Association au moins quatorze (14) jours avant la date de cette dernière. L'avis devra indiquer l'adresse du membre telle qu'elle apparaît dans les dossiers de l'Association et il devra indiquer la date, l'heure et l'endroit de cette assemblée ainsi que la nature des sujets qui y seront discutés.

Durant chaque assemblée générale ou dans les trente (30) jours suivants cette dernière, le conseil d'administration devra établir un comité de nomination pour les trois (3) membres qui seront choisis comme candidats aux postes du conseil exécutif. Seuls les membres en règle pourront être mis en nomination pour occuper les fonctions de membres du conseil d'administration. Le scrutin sera constitué en envoyant par la poste à tous les membres le nom des candidats et les fonctions à combler. Les bulletins de vote devront être retournés au comité de nomination avant la date limite établie par ce dernier. Une case vide devra être prévue sur le bulletin de vote afin de pouvoir metre d'autres candidats en nomination et ce, pour chacun des postes devant être combler. Au moins un (1) des membres du comité de nomination et deux (2) membres de l'Association devront être présents durant le comptage des bulletins de vote. Afin d'être élus, les administrateurs devront obtenir la majorité des bulletins de vote retournés. Les administrateur(trice)s nouvellement élu(e)s assumeront leurs fonctions dès la prochaine assemblée générale annuelle. Les membres du conseil d'administration peuvent se faire réélire pour n'importe quelle fonction.

Le conseil d'administration devra choisir les rédacteur(trice)s qui seront en charge de la publication du Journal et du Bulletin de l'Association ainsi que de son site internet. Les assistants(es)-rédacteurs(trices) ou le comité de rédaction seront désignés par le conseil d'administration. Si nécessaire, un(e) assistant(e)-éditeur(trice) au (à la) rédacteur(trice) sera nommé par le conseil d'administration. Les rédacteurs(trices) devront opérer dans la limite des budgets approuvés ou obtenir l'approbation du (de la) président(e), afin d'obtenir des fonds supplémentaires. Toutes les factures qui découlent d'une publication devront être certifiées par le (la) rédacteur(trice) et envoyées au (ou à la) secrétaire-trésorier(ère) pour les paiements. Les rédacteurs(trices) doivent présenter des rapports annuels ainsi que leur budget devant les membres durant ou avant l'assemblée générale annuelle.

1. Année fiscale

L'année fiscale de l'Association devra commencer le 1er avril et se terminer le 31 mars de la même année. Les contributions annuelles pourront être payées à partir du 1er avril. Les cotisations annuelles ainsi que les autres sources de financement devront être disponibles pour les coûts d'opération, de publication et les autres dépenses, conformément aux objectifs et au budget approuvé de l'Association. Les modifications du montant de la cotisation annuelle peuvent être approuvées par une simple majorité des membres présents lors de l'assemblée générale annuelle.

2. Le rapport du (de la) secrétaire-trésorier(ère)

Le (la) secrétaire-trésorier(ère) devra préparer un rapport annuel écrit qui devra inclure les états financiers et le budget proposé pour l'année en cours. Son rapport devra être approuvé par le conseil d'administration et être soumis à l'approbation des membres de l'Association lors de l'assemblée générale annuelle.

3. Pouvoir discrétionnaire de dépense

Le (la) secrétaire-trésorier(ère) possède le pouvoir discrétionnaire de dépense, pouvant aller jusqu'à un maximum de dix pour cent (10 %) en excès du budget approuvé par l'Association afin de combler des dépenses inattendues.

1. Général:
 
i. Gestion des affaires

Les affaires de l'Association devront être gérées par le conseil exécutif. Le conseil exécutif sera responsable vis-à-vis des membres en matière de politiques, conformément aux exigences de l'Acte canadien des corporations (l'" Acte "), des règlements et de règles ou directives tels que ceux pouvant être prescrits par l'Association durant les assemblées générales.

ii Qualifications

Chaque membre du conseil d'administration devra:
 

A. Avoir au moins dix-huit (18) ans;
B. Ne pas être en situation de faillite impayée ou être mentalement incompétent;
C. Etre membre de l'Association et qualifié, selon les termes du paragraphe VI, pour remplir ses fonctions.
 
iii. Poste vacant

Tout poste vacant dans le conseil d'administration devra être rempli par le (la) président(e), avec le consentement du conseil d'administration. La personne désignée devra conserver cette position seulement pour la durée prévue du terme.

iv. Révocation des membres du conseil d'administration

Les membres du conseil d'administration peuvent être révoqués de leurs fonctions avant la fin de leur mandat, s'il y a un vote majoritaire en ce sens de la part des membres du conseil d'administration.

v. Démission des membres du conseil d'administration

Tout membre du conseil d'administration qui veut donner sa démission doit présenter une demande écrite au (à la) président(e), qui pourra accepter ou rejeter une telle demande.

vi. Quorum

Le quorum du conseil d'administration doit consister en au moins trois (3) membres du conseil d'administration.

vii. Réunions

Les réunions du conseil d'administration devront être tenues conjointement à l'assemblée générale annuelle de l'Association ou en toute autre occasion déterminée par le (la) président(e) ou par un avis écrit de deux (2) membres du conseil d'administration et adressé au (ou à la) président(e). Dans ce dernier cas, il faudra que l'avis écrit contienne un énoncé expliquant le but de la réunion et qu'il soit reçu au moins quatorze (14) jours avant la réunion.

viii. Vote

Chaque membre du conseil d'administration a droit à un (1) vote. Chaque question sera tranchée par un vote majoritaire à main levée, sauf dans les cas où un scrutin secret est demandé par le (la) président(e) ou par un membre du conseil d'administration au sujet d'une question particulière, au cours de toutes les réunions du conseil d'administration.

ix. Rémunération des membres du conseil d'administration

Les membres du conseil d'administration ne devront pas recevoir de salaires pour leurs services, mais ils pourront être remboursés pour des dépenses faites durant l'accomplissement de leurs fonctions.

x. Indemnité des membres du conseil d'administration

Chaque membre du conseil d'administration, administrateurs de l'Association, ou toute autre personne qui assume ou qui assumera des engagements au nom du conseil d'administration, ou toute personne qui agit ou qui a agi à la demande de l'Association comme membre du conseil d'administration, administrateur(trice), ou toute compagnie dont l'Association est ou était actionnaire, ou tout créancier(ère) ainsi que ses héritier(ère)s, exécuteur(trice)s et autres administrateur(trice)s, ses biens et propriétés, doivent être en tout temps indemnisés et protégés contre:
 

A. Tous les coûts, plaintes et dépenses qu'un membre du conseil exécutif, ou tout autre individu contracte ou encoure; ou toute action, poursuite ou procès intentés contre celui-ci; ou à l'égard de tout acte, contrat ou autre matière dont ce(tte) dernier(e) se serait occupé ou s'occupe ou aurait approuvé lors de l'exercice de ses fonctions; ou par rapport à toute responsabilité pécuniaire;

B. Pour tous les autres coûts, paiements et dépenses contractés ou encourus pendant ou en relation avec les affaires sous-citées, il(elle) accepte les coûts, paiements et dépenses occasionnés délibérément par sa propre faute ou négligence.
 

2. Les fonctions des membres du conseil exécutif seront les suivantes:
 
i. Président(e)

Le (la) président(e) présidera le conseil exécutif ainsi que toute autre réunion d'affaires de l'Association et sera autorisé(e) à signer au nom de l'Association. Le (la) président(e) aura l'autorité de nommer des comités (et le responsable du comité) qui seront considérés essentiels à la réalisation des objectifs de l'Association et, si nécessaire, devra demander l'avis des autres membres du conseil d'administration.

À la demande des membres de l'Association, le (la) président(e) devra orienter l'attention du conseil d'administration, ou d'un comité désigné, sur des sujets spécifiques concernant l'Association et devra s'assurer qu'un rapport écrit relatif aux sujets en question soit présenté à l'Association avant ou pendant l'assemblée générale annuelle.

Le (la) président(e), son ou sa représentant(e), peut initier des négociations avec d'autres sociétés savantes, organismes financiers, institutions académiques, musées et tout autre organisme ayant un rapport ou un intérêt avec les objectifs de l'Association.

ii. Le (la) président(e) élu(e)

Le (la) président(e) élu(e) peut succéder à et assumer le rôle de président(e) après que le (la) président(e) actuel(le) ait complété son mandat de deux ans. Le (la) président(e) élu(e) a droit de vote au conseil d'administration et doit agir à la demande du (de la) président(e) dans la formation de comités ou autres activités jugés nécessaires pour le bon fonctionnement de l'Association.

iii. Le (la) vice-président(e)

Le (la) vice-président(e) doit agir à la demande du (de la) président(e) dans la formation de comités ou autres activités jugés nécessaires pour le bon fonctionnement de l'Association. Le (la) vice-président(e) doit assumer les responsabilités du (de la) président(e) durant son absence et peut signer tout contrat et déboursement au nom de l'Association à la place du (de la) président(e), mais avec le consentement du conseil d'administration.

À l'occasion du décès ou de la démission du (de la) président(e), le (la) vice-président(e) devra assumer toutes les fonctions de ce(tte) dernier(ère) jusqu'à ce qu'un(e) autre président(e) soit élu(e).

iv. Le (la) président(e) sortant(e)

Le (la) président(e) sortant(e), dont le mandat vient de se terminer, doit assister le (la) président(e) dans le bon fonctionnement de l'Association. Le (la) président(e) sortant(e) devra, en certaines occasions, participer à la demande du (de la) président(e) à la formation de comités ou autres fonctions jugés nécessaires pour la bonne opération de l'Association. Le (la) président(e) sortant(e) devra remplir les fonctions du (de la) vice-président(e) en son absence.

v. Le (la) secrétaire-trésorier(ère)

Le (la) secrétaire-trésorier(ère) sera en charge des questions administratives résultant de l'assemblée générale annuelle, devra assurer la mise à jour de la liste des membres de l'Association, devra correspondre avec les membres dans la langue officielle jugée appropriée et devra rendre compte et fournir les minutes de l'assemblée générale annuelle dans le premier Bulletin qui suivra cette dernière.

En tant que comptable de l'Association, le (la) secrétaire-trésorier(ère) sera responsable d'enregistrer et d'administrer toutes les transactions financières de l'Association et devra préparer et présenter les états financiers de l'Association devant les membres de cette dernière.

Le (la) secrétaire-trésorier(ère) aura, tout comme le (la) président(e), l'autorisation de signer au nom de l'Association. Ce droit pourra être assigné à une autre personne choisie par le (la) secrétaire-trésorier(ère) et approuvé par les membres du conseil d'administration.