Instructions pour présidents de séance

Si vous présidez une session avec des participants en personne et en ligne

Chaque salle disposera d’un technicien audiovisuel, d’un bénévole, d’un ordinateur portable, d’un microphone et d’un écran.

Veuillez arriver au moins 20 minutes avant l’heure de début prévue de votre session ou pendant la pause avant la programmation de votre session pour vous assurer que votre session est correctement configurée.

Présidents doivent charger les présentations avant l’heure de début. Les présentateurs en ligne doivent se connecter au moins 10 minutes avant de tester leur connexion.

Veuillez respecter l’horaire établi par souci d’équité envers les personnes qui prévoient assister à des présentations particulières. Si un conférencier prévu ne se présente pas, veuillez faire une pause pendant la période allouée dans le programme.

Si vous avez des questions, veuillez vous adresser au bénévole ou au technicien audiovisuel de votre chambre pour obtenir de l’aide.

Si vous présidez une session en ligne uniquement

Chaque salle aura un bénévole dédié et se verra attribuer une salle Zoom dédiée, accessible via le site internet de l’ACA.

Veuillez vous connecter à votre salle Zoom au moins 20 minutes avant l’heure de début prévue de votre session ou pendant la pause avant la programmation de votre session pour vous assurer que votre session est correctement configurée. Le volontaire aidera à mettre cela en place et à gérer les défis techniques. Assurez-vous que les présentateurs savent qu’ils doivent partager leurs écrans. Les présentateurs en ligne doivent se connecter au moins 10 minutes avant de tester leur connexion.

Veuillez respecter l’horaire établi par souci d’équité envers les personnes qui prévoient assister à des présentations particulières. Si un conférencier prévu ne se présente pas, veuillez faire une pause pendant la période allouée dans le programme. Si vous prévoyez d’avoir des questions/réponses ou une discussion, veuillez indiquer comment les participants en ligne peuvent poser des questions (via la fonction de chat ou en levant la main, ou les deux). Pour les questions en personne, veuillez utiliser le microphone mobile pour vous assurer que les participants en ligne peuvent entendre les questions.

Si vous avez des questions, veuillez vous adresser au bénévole de votre chambre ou à un technicien audiovisuel pour obtenir de l’aide.

Instructions pour les conférenciers

Les présentateurs disposent de 20 minutes pour leur présentation

Participants présents en personne

Un.e technicien.ne, un.e volontaire, un ordinateur portable, un micro et un écran se trouveront dans chaque salle. Veuillez arrivez au moins 20 minutes avant le début de votre session ou pendant la pause avant le début de votre session afin de transférer votre présentation depuis une clé USB vers l’ordinateur. Une salle Zoom sera ouverte aux participants en ligne au début de la session.

Adressez vous au volontaire ou au technicien assigné à votre salle pour toute question.

Participants présents en ligne

Si vous participez à une session tenue en personne, un.e technicien.ne et un.e volontaire se trouveront dans la salle dans laquelle prendra place la session. Veuillez vous joindre à la salle Zoom (accessible via le site internet de l’ACA) au moins 10 minutes avant le début de la session afin de tester votre audio/vidéo. Lorsque ce sera à votre tour de répondre aux questions suite à votre présentation préenregistrée, veuillez allumer votre caméra et votre microphone.

Adressez vous au volontaire ou au technicien assigné à votre salle pour toute question.

Instructions pour les présentateurs d’affiches

L’installation des affiches sera disponible dans la salle Kluskap B à tout moment entre 9 h et 15 h 30 le jour de votre présentation. Il n’y a pas d’exigences de regroupement ou d’espaces assignés pour les affiches ; ils sont attribués selon le principe du premier arrivé, premier servi. Les affiches ne doivent pas dépasser 4 x 4 pieds. Des pièces de monnaie Velcro, des bandes et des épingles pour le montage des affiches seront fournies.